Misschien is de kwaliteit van je werk wel te hoog. Tijd voor de 'magische 85%'

Kan de kwaliteit omlaag? Is dat een rare vraag om te stellen over je werk? Beetje wel. Zeker als je creatief werk doet, kan het zelfs overkomen als een belediging. En toch is het een belangrijke vraag als je gaat nadenken over processen.

Je bent goed in wat je doet en je levert kwaliteit. Dat is je handelsmerk. Je raison d'etre. Toch? Dus welke zak hooi heeft de ballen (x/v/m) om te vragen of het niet een beetje slechter kan?

Nou ja, ik dus... Maar het is voor een goed doel

Nou, iemand die AI effectief probeert in te zetten in werkprocessen, bijvoorbeeld 😁. Want we weten allemaal dat generatieve AI qua output - in de meeste gevallen - niet het kwaliteitsniveau haalt wat mensen kunnen halen, mits voorzien van genoeg koffie. Maar AI haalt dat mindere kwaliteitsniveau wel ruwweg een factor 100 sneller dan de Braaf Typende Mensch. Zonder koffie, mind you. En dat is veel waard.

De vraag is dus iets genuanceerder dan 'kan het niet wat slechter?'

De vraag is: als je door 85% van de kwaliteit te leveren 1.000% meer throughput kunt krijgen, gebeuren er dan verderop in het proces ongelukken?

Is het antwoord op die vraag 'nee'? Dan kan het dus de moeite lonen om lagere kwaliteit te leveren. Als je maar zorgt dat het eindresultaat aan de eisen voldoet.

Praktijkvoorbeeld: feedback op ruwe versies

Dat klinkt allemaal nogal abstract. Dus ik geef je een voorbeeld uit de praktijk:

Stel, je schrijft een stuk van 3.000 woorden. Een adviesrapport, een beleidsnotitie, een whitepaper, maakt niet uit. Zo'n stuk gaat waarschijnlijk binnen je team door een paar review- en correctierondes voordat het 'naar buiten' kan.

De eerste paar van die rondes gaan, als het goed is, vooral over de structuur en de inhoud. Het heeft dus totaal geen zin om een compleet en perfect document rond te sturen. Want die scherpe tussenkopjes en perfecte zinsbouw waar je zo op gezwoegd hebt? Die staan misschien in een paragraaf die nog totaal op zijn kop moet. Of helemaal verdwijnt.

Perfect is the enemy of...

Sorry Shakespeare, maar je perfectionisme is in deze fase dus pure verspilling. Het is veel efficiënter om AI op basis van de verzamelde input een outline te laten maken en die - na een check en wat handmatige aanpassingen - voor feedback rond te sturen.

Heb je die feedback verwerkt en is iedereen het eens over de outline, dan laat je AI de teksten maken en daar doe je dan hetzelfde mee. In ronde 3 mag je Innerlijke Poëet eindelijk los en kun je je druk maken over chiasmen, opsommingen in drieën en het schrappen van zo veel mogelijk hulpwerkwoorden. In de zekerheid dat je een tekst aan het redigeren bent die ook daadwerkelijk verstuurd zal worden.

(Ik denk nog steeds met een glimlach terug aan de opdrachtgever waar het team deze aanpak niet helemaal begreep en bij de eerste outline voorzichtig kwam met de opmerking dat ze de teksten 'een beetje kort' vonden...)

Precies genoeg inspanning

Dus ja, aan het eind van het proces heb je meerdere keren AI-slop, halve zinnen en/of spelfouten naar je collega's gestuurd (of zelfs naar de klant, want als ze ergens fan zouden moeten zijn van efficiënte processen, is het daar). En ja, dat voelt een tikje gênant - zeker als schrijven je ding is. Maar als je er met een procesblik naar kijkt ben je goed bezig. Je hebt immers in iedere processtap de hoeveelheid inspanning geleverd die nodig was om het proces naar de volgende fase te krijgen. Niet minder, maar ook niet meer.

Het Pareto-principe on crack: mik op de magische 85% en knal door je proces heen

Het implementeren van AI, maar eigenlijk iedere IT-implementatie of procesverbetering, begint met expliciet maken 'wat we nou eigenlijk aan het doen zijn'. En dus ook aan welke normen het resultaat van iedere processtap moet voldoen. Het is slim om daarbij het Pareto-principe in gedachten te houden: de laatste 20% van het werk kosten 80% van de inspanning.

Ben je al een tijdje met AI aan het werk, dan weet je dat die laatste 20% in feite het enige werk zijn dat nog over is. De AI doet de eerste 80% namelijk in een paar minuten. Mik je dus op de 'magische 85%' - een kwaliteitsniveau dat net-aan goed genoeg is om naar de volgende processtap te kunnen - dan boek je een gigantische extra tijdswinst, bovenop de winst die AI je al gaf.

En door op de juiste plaatsen human checks in te bouwen, zorg je dat de kwaliteit 100% is op momenten dat het er echt toe doet.