Events worden hard geraakt door de coronacrisis. Ook de twee events waar ik bij betrokken ben, OmnichannelX en 038 Digital, kunnen in de originele vorm niet doorgaan. Zo maak ik een heel klein beetje mee wat de impact van deze crisis is op eventprofessionals (met de nadruk op 'heel klein beetje'. Ikzelf ben slechts een amateur).
De eerste fase van rouw is ontkenning. Toen ik schreef over 'mijn eigen kleine coronacrisis' had ik het over twee dagen stress over het wel of niet doorgaan van 038 Digital in februari. Ik kon nauwelijks vermoeden dat dat pas het begin van de stress was. Maar ook toen duidelijk werd dat evenementen tot en met de zomer zo goed als onmogelijk zouden zijn, duurde het nog even voordat iedereen in beweging kwam. Vanuit de organisatie van OmnichannelX werd het eventjes heel stil (dat zij in Valencia zaten, dat door de strenge lockdown in een soort oorlogsstemming was, zal niet geholpen hebben) en ook bij 038 Digital zaten we elkaar even glazig aan te kijken...
Wat nu?
En wat vertellen we onze sponsors?
Daarna beginnen vanzelf de ideeën weer te komen. OmnichannelX werd een Zoom-conferentie. Bij 038 Digital besloten we iets nieuws te proberen en '038 Digital Dating' op te zetten. Maar met het veranderen van het evenement verandert ook meteen de doelgroep. En dus de marketing. Dat betekende in het geval van OmnichannelX dat de hele contentstrategie omgegooid werd. In het geval van 038 Digital betekende het vooral dat de marketing een stuk moeizamer ging. In plaats van mensen werven voor een event waar ze al geweest waren en waar ze wisten wat ze moesten verwachten, moeten we nu een heel nieuw concept uitleggen.
Niet leuk, wel leerzaam
Is het leuk om dit mee te maken, met twee evenementen die je na aan je hart liggen? Niet bepaald. En ik zie het niet alleen bij evenementen natuurlijk, ook bij bedrijven. Bij mijn klanten, bij bedrijven van vrienden en bij bedrijven waar ik zelf klant ben. Het is voor iedereen een enorm stressvolle tijd. Maar leerzaam is het wel. Rationeel weet je natuurlijk wel dat een verschuiving in de propositie of een verandering in het product gevolgen heeft voor de contentoperatie, maar als je het van zo dichtbij (en zo drastisch) ziet gebeuren merk je pas hoe ongelooflijk veel energie het kost om een contentteam bij te sturen in geval van een crisis.
Het denkproces voltrekt zich in een aanta duidelijk te onderscheiden stappen:
1. Grip op de situatie
Eerst moet je grip zien te krijgen op de situatie nu (kan het evenement doorgaan?) en in de toekomst (hoe zit het met evenementen de rest van het jaar en volgend jaar? Hierover is enorme onzekerheid...).
2. Impact op je product
Daarna moet je bedenken hoe je product er (tijdelijk) uit gaat zien. Dat eist het uiterste van de creativiteit van jou en je team. Je kunt nog zulke originele concepten bedenken voor events, het komt er altijd op neer dat je bij elkaar komt, naar sprekers luistert en/of met elkaar discussieert en na afloop met zijn allen wat drinkt. Al die dingen vallen nu in één keer weg. Bij OmnichannelX ondersteun ik alleen met content, dus daar moest het nieuwe concept van de organisatie komen (het wordt een congres, geheel via Zoom).
3. Impact op je content
Dan is er de kwestie van de huidige content, live en gepland. Past die nog bij wat we gaan doen? Past hij nog bij de omstandigheden? Zo niet, dan moeten er snel aanpassingen gedaan worden.
4. Uitrollen nieuwe strategie
In de laatste stap rol je je nieuwe strategie uit. Dat betekent dat je dus live gaat met een product en een contentstrategie waar je misschien maar een paar dagen over na hebt kunnen denken. Het zal er dus allemaal een stuk minder mooi uitzien dat je zou willen. Het zij zo. Dit is typisch zo'n geval van 'als het niet kan zoals het moet, dan moet het maar zoals het kan.' Wees in grote organisaties ook niet bang om met een 'kopgroep' te werken. Het is onmogelijk om op zo'n korte termijn en onder zulke moeilijke omstandigheden meteen de hele organisatie mee te krijgen.
Ondertussen zien we natuurlijk genoeg succesvolle voorbeelden. Consultants die hun sessies online geven, restaurants die maaltijdpakketten bezorgen en daarmee veel meer social media genereren dan ooit met 'gewoon' koken. Ik hoop dat 'mijn' events ook aan deze kant van de lijn uitkomen.
Communicatie
Zeker bij remote werkende teams is communicatie trouwens ook nog een issue. Koortsachtig vergaderen, brainstormen en nieuwe plannen maken mag voor de mensen in de kern van de organisatie dan enorm intensief zijn, voor de schil eromheen ziet het er vaak uit als radiostilte. Er komt geen informatie naar buiten en iedereen vraagt zich af wat er gebeurt. Óf er wel iets gebeurt. Denk er daarom aan om bij een crisis vanaf dag 0 met iedereen te blijven communiceren.
Ik verheug me erop
OmnichannelX vorig jaar had, mede dankzij de eiland-achtige atmosfeer van het hotel, de intieme sfeer van een samenkomst van een select stel vakidioten. Het leukste van 038 Digital? De sfeer in Hedon, 's avonds doodop en sufgeluld naar huis fietsen, de zenuwen voordat je het podium op gaat en het verdiende biertje achteraf. En toch verheug ik me op hun digitale varianten. Sowieso zijn beide events een kans om mee te doen met iets unieks en nieuws. En 'uniek' en 'nieuw' zijn twee enorme triggers voor mij. Bovendien zal het inhoudelijk en qua netwerk ongetwijfeld leuke dingen opleveren, tegen relatief lage kosten. Wat mij opvalt is dat digitale event een enorm effectieve manier zijn om kennis over te dragen. Het lijkt ook alsof de presentaties bij online events een hogere informatiedichtheid hebben. Ook ideaal en de mogelijkheid om events bij te wonen als deel van je gewone werkdag en niet weg te hoeven sneaken naar hal of hotelkamer om mail te beantwoorden of even met je partner te kletsen...
Zie ik je daar? Schrijf je in voor 038 Digital Dating en/of doe mee met OmnichannelX 2020.
